De stad Aalst beschikt als één van de eerste steden in Vlaanderen en zelfs België over een Bouwdossier Applicatie (BDA) waarmee burgers en ambtenaren online bouwdossiers (de voorlopers van de huidige omgevingsvergunningen) kunnen raadplegen.
Het Aalsterse stadsarchief heeft alle Aalsterse bouwdossiers uit de periode 1798 tot 1943 online toegankelijk gemaakt en dit als proefproject voor het online plaatsen van alle bouwdossiers van Aalst en deelgemeenten. Wie op zoek is naar informatie over een gebouw in Aalst gebouwd tussen 1798 en 1943 gaat naar het E-loket. Het is dus niet meer nodig om je hiervoor naar het Administratief Centrum of het stadarchief te verplaatsen.
Bouwdossiers behoren tot de meest geraadpleegde archiefbestanden aangemaakt door de stedelijke administratie, dit aangezien ze zowel door collega-ambtenaren als door burgers opgevraagd worden. In deze dossiers zijn bijvoorbeeld de benodigde bouwplannen en vergunningen te vinden.
De BDA voorziet in het gebruik van bouwdossiers door medewerkers van het archief, de stedelijke administratie maar ook door burgers. De BDA stelt de archiefdienst in staat om volledig te werken conform de wet- en regelgeving rondom auteursrechten en privacy. Het reeds gedigitaliseerde gedeelte van de collectie bouwdossiers is via deze tool publieksvriendelijk toegankelijk gemaakt. De bouwdossiers ouder dan 120 jaar (op dit moment dus de dossiers uit de periode 1798-1903) kunnen volledig vrij digitaal geconsulteerd worden, voor de recentere dossiers uit de periode 1904-1943 moet er wel nog een aanvraagformulier ingevuld worden. Nadat de burger een goedkeuring ontvangt, kan men het bouwdossier meteen online inzien door middel van een tijdelijke, unieke en persoonlijke URL. Tijdens het goedkeuringsproces kunnen delen van het dossier (zoals bijvoorbeeld plannen waar auteursrecht op berust) worden uitgesloten. Deze worden dan niet zichtbaar voor de aanvrager, maar mogen wel in de leeszaal van het stadsarchief worden ingekeken.
Betrokken ambtenaren kunnen de dossiers via de BDA na inlog gebruiken voor hun eigen werkzaamheden. De bouwdossiers hoeven bijgevolg niet meer uit de fysieke archiefdepots te worden gehaald, waardoor minder druk op de werkzaamheden van de archiefmedewerkers en de stadsadministratie ontstaat.
Meer informatie over de Bouwdossier Applicatie is te vinden op Vitec Memorix.